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Aprovisionamiento electrónico o E-Procurement

Por Lacy E. Anderson | diciembre 23, 2016 << Vuelva a los artículos
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Es posible que muchos distribuidores y contratistas de la industria de la limpieza profesional hayan escuchado el término aprovisionamiento electrónico o E-procurement-en inglés-, y hasta probablemente hayan utilizado o utilizan este tipo de tecnología. Sin embargo, con grandes tiendas de e-commerce viendo el mundo de negocio- a-negocio (B2B) y, específicamente, los mercados de equipo y productos de limpieza profesional como su próxima mina de oro, todos los distribuidores deberán aprender más acerca de este término y como este puede ayudarles a ellos y a sus clientes.

Así que empecemos con lo básico. En pocas palabras, el aprovisionamiento electrónico permite a los compradores seleccionar, evaluar, comparar y ordenar productos por medio de internet o de algún software de servicio. De esta forma para los clientes y los distribuidores se simplifican los procesos de descubrimiento de productos y generación de órdenes de compra. La mayoría de las veces, el sistema genera automáticamente las órdenes de compra y los mecanismos necesarios para el monitoreo de los pedidos, por lo cual es un sistema de administración de ordenes bastante completo y transparente.

A este tipo de sistemas se les conoce típicamente como “software de servicio” o SaaS por sus siglas en inglés. Los sistemas electrónicos de intercambio de datos y las herramientas de análisis de datos también pertenecen a esta categoría. Mientras el mayor beneficiario de un sistema eficaz de e-procurement es el cliente; el comprador del producto y el distribuidor también reciben muchos beneficios.

¿Cuáles son los beneficios?

Un sistema de e-procurement efectivo, ayuda a los distribuidores y a sus clientes a evaluar y comparar productos y a elegir el más adecuado a sus necesidades. A grandes rasgos, el sistema permite a los consumidores y a los distribuidores conocer el rango de productos disponibles y sus características.

Normalmente, los clientes solicitan a sus distribuidores recomendaciones y sugerencias de productos. Sin embargo, con 1200 fabricantes en la industria de la limpieza profesional y cientos de productos que pueden ser empleados con fines similares, se ha vuelto casi imposible que un distribuidor pueda conocer todos los productos disponibles, así como sus costos, sus usos y funciones y si resultarán eficientes para sus clientes. Un sistema de e-procurement efectivo le permite al distribuidor tener a la mano toda la información necesaria.

Muchos dashboards o sistemas de e-procurement pueden ser usados para:

  • Realizar análisis de inventarios para determinar que productos están siendo comprados, cuales se usan y cuales no se usan, así como cuales se tienen en exceso y cuales escasean. (Esta fase se conoce como de descubrimiento)
  • Consolidar compras lo que puede generar descuentos al consumidor y reducción de costos.
  • Reducir la carga administrativa y el papeleo para beneficio de consumidores y distribuidores al mejorar el proceso de venta.
  • Incrementar la exactitud en los pedidos y minimizar o eliminar errores en la entrega de productos.
  • Proporcionar a clientes y distribuidores la posibilidad de monitorear los pedidos.
  • Mejorar las relaciones entre clientes y distribuidores. Los distribuidores se encuentran ahora en una especie de sociedad con sus clientes y esto tiene un impacto positivo en su operación.

Un sistema de e-procurment efectivo reduce el riesgo al momento de comprar. Las decisiones de compra se basan en información como los costos de los productos y si estos cumplen con los estándares ambientales que debe satisfacer el cliente. Además, el sistema permite a los clientes saber en qué se está gastando su dinero y les permite generar proyecciones de costos confiables.

 ¿Tiene visibilidad de sus gastos?

Se dice que el gurú de la administración de negocios Peter Drucker inventó la frase “solo es posible administrar aquello que se puede medir.” Este principio se relaciona con el concepto de “visibilidad en el gasto” es decir, la habilidad de conocer en qué se gasta el dinero.

El personal de compras, especialmente aquellos que trabajan en plantas muy grandes o empresas con plantas en muchos lugares puede tener dificultad en monitorear los gastos. En los casos más extremos, es posible que no sepan con seguridad en que se está gastando su dinero y con qué fin. A pesar de que esto suene un poco extraño, no es algo fuera de lo común, comenta Vicki Blankenship, una agente de compras que trabaja para la farmacéutica Estadounidense Allergen Inc. 

“Es triste, pero en ocasiones el personal de compras no tiene idea de lo que se está comprando. Esto ocasiona que muchas de las decisiones de compra sean retroactivas.” Dice Blankeship. Cuando las decisiones de compra son reactivas en lugar de proactivas suelen ocasionar errores costosos. Muchos de estos errores podrían evitarse con un sistema de e-procurement.

Blankenship asegura que su compañía a logrado ahorrar aproximadamente 2 millones de dolares en un periodo de ocho meses, gracias a que implementaron un sistema de compras e-procurement.

¿Le suena familiar?

Si lo que hemos discutido en este artículo se asemeja a los sistemas de ventas electrónicas desarrollados por las mega compañías, es porque en realidad lo es. Como mencionamos anteriormente, las compras en línea han entrado al mundo del negocio a negocio (B2B). Las maneras tradicionales de comprar y vender ya no satisfacen muchas de las necesidades de los clientes. En la actualidad, muchos jóvenes que llegan a ocupar posiciones gerenciales en el área de compras tienen la expectativa de facilidad de compra que producen los sistemas e-procurement. Con presupuestos limitados y un mayor interés en comparar alternativas, los clientes esperan que sus distribuidores les proporcionen herramientas que les ahorren tiempo y dinero.


Lacy E. Anderson is the marketing and communications manager for Afflink. Afflink is a sales and marketing organization and developer of eLev8®, a Web-based technology designed to give distributors the ability to evaluate product purchasing decisions across their customer base. Anderson can be contacted via Afflink’s Web site at www.afflink.com.

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