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Creando Programas de limpieza más productivos

Por Caden Hutchens | enero 10, 2017 << Vuelva a los artículos
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En esta era digital, el uso juega un papel sin precedente al momento de resolver algunas cuestiones cómo la productividad del personal o impresionar a los clientes.

De acuerdo con un estudio realizado en 2016 por el Centro de Investigación The Pew, “Contar con un teléfono inteligente y el uso de internet continúa en las cimas de las economías emergentes,” una cantidad abrumadora de la población mundial declara tener algún tipo de dispositivo móvil, ya sea un teléfono o una Tablet. En algunos lugares del mundo, las tasas de adquisición de teléfonos inteligentes o Smartphone subieron entre 26 y 42 por ciento en tres años.

Este aumento en la adquisición tecnológica sigue alimentando la necesidad de nuevas tecnologías tanto en las empresas, como en los hogares, para simplificar las tareas y o quehaceres y hacer la vida más agradable. La tecnología de programación de programas de limpieza puede hacer exactamente eso para los profesionales de que brinda servicios de limpieza (BSCs) y  por los administradores de instalaciones.

Por décadas, la tecnología ha revolucionado gradualmente la forma en que los gerentes  y supervisores de la industria de la limpieza se conectan con sus empleados y clientes. Independientemente de sus antecedentes y experiencia tecnológica, la asignación de tareas nunca ha sido algo fácil de organizar, asignar y monitorear.

Hay muchos beneficios que la tecnología para asignar tareas que pueden ahorrar a los prestadores de servicios de limpieza y administradores de instalaciones largas horas de trabajo y preocupaciones. Por mencionar algunos, los clientes pueden mantenerse involucrados dentro del contrato de sus especificaciones, los costos pueden disminuir y el personal de limpieza sabe fácilmente que tareas debe realizar.

A  continuación se presentan más beneficios y cómo impactan tanto a los prestadores de servicios de limpieza y administradores de instalaciones:

Productividad de los empleados.
La tecnología para organizar y asignar tareas es una manera más sencilla en la que los empleados pueden consultar y gestionar sus horarios de trabajo sin tener que buscar a través de correos electrónicos de la empresa, hojas de cálculo o gráficos y textos relacionados con el trabajo. Los empleados pueden simplemente revisar sus horarios y tareas de trabajo en sus dispositivos móviles desde cualquier lugar.

Matt Straz, en su artículo, "¿Quieres una mejor experiencia para tus colaboradores? Comienza por simplificar tecnología"  publicado en abril de 2016, sugiere que cuando las empresas se adhieren a una sola plataforma tecnológica, pueden evitar que los empleados se abrumen. "Cuando los empleados necesitan consultar programas de gestión del trabajo, comunicación, beneficios, calendarios y recordatorios", dice Straz, "no quieren perderse en un laberinto de recursos distintos

La tecnología para programación de tareas proporciona a los prestadores de servicios de limpieza y administradores de instalaciones el poder de organizar y delegar lo que se debe hacer para un lugar o espacio determinado, cuánto tiempo deben gastar los afanadores en cada tarea y cuándo la tarea debe esta realizada. Incluso pueden establecer recordatorios automáticos para disminuir la posibilidad de errores o de olvidar un trabajo.

Estos beneficios también pueden reducir la necesidad de los empleados de interrumpir a los gerentes con preguntas específicas sobre los detalles de un trabajo. Permitiendo a los gerentes concentrar sus esfuerzos y tiempo en resolver cuestiones de carácter urgente.

Responsabilidad en el trabajo
Alguna vez un cliente le ha pedido que demuestre, ¿cómo está cumpliendo y llevando a cabo su contrato de limpieza? ¿La mala comunicación con los clientes ha impedido que su personal de limpieza llegue y realice una tarea?

Cuando un cliente pide pruebas de cumplimiento de contrato, puede imprimir sus horarios de trabajo en línea y proporcionar documentación adecuada para mostrar lo que su personal de limpieza ha realizado. Mejor aún, algunas tecnologías de programación de trabajo permiten a los clientes tener acceso directo a los calendarios de trabajo para que, cuando lo deseen, supervisen si el trabajo se está completando adecuadamente.

Los prestadores de servicios de limpieza y administradores de instalaciones también pueden enviar notificaciones a sus clientes a través de los programas de asignación de trabajo para que ambas partes puedan trabajar fácilmente alrededor de los horarios de cada uno. Esto también promueve la comunicación continua con los clientes y así puedan saber lo que está sucediendo en sus instalaciones en todo momento.

La mayoría de programación para asignar tareas de trabajo proporcionan reportes y métricas para proporcionar a los proveedores de servicios de limpieza internos y externos una foto instantánea de lo bien que sus empleados están desempeñando su trabajo. Los resultados del horario de trabajo pueden ser revisados cada mes y los gerentes pueden detectar cualquier tarea que no se haya completado o se haya completado tarde. Esta información puede proporcionar una dirección clara sobre lo que los gerentes deben abordar y resaltar en las capacitaciones futuras de sus colaboradores.

Rentabilidad del negocio
Existen varios beneficios que pueden impactar la rentabilidad de un negocio al momento que los prestadores de servicios de limpieza y administradores de edificios deciden integrar esta tecnología es sus labores diarias:

  • Las tareas asignadas son más difíciles de olvidar.
  • Reducción de costos al reducir el uso de papel.
  • Menor tiempo de organización y comunicación.

Beneficios como estos generan mayores ganancias y menores costos para los edificios. Los clientes se sorprenderán por la mejora del servicio y por la eliminación de gastos innecesarios en sus negocios. Administradores de instalaciones y prestadores de servicio de limpieza pueden desviar estos ahorros para cubrir partes cruciales de las operaciones de limpieza.

El resultado final
Los administradores de instalaciones y prestadores de servicio de limpieza deben estar seguros que sus esfuerzos de limpieza evolucionen de tal manera que concuerden con las tendencias tecnológicas disponibles en el mercado. La tecnología de asignación de tareas es una manera efectiva de aumentar la productividad de los empleados, la satisfacción de los clientes, la responsabilidad en el trabajo y la capacidad de obtener mayores ganancias.


Caden Hutchens es vicepresidente de CleanTellignet Software, un software de soluciones de limpieza y control de calidad, que incluye una función de encuestas móviles. Es responsable de supervisar las operaciones de soporte al cliente, marketing, programación y ventas. Para mayor información consulte: www.cleantelligent.com. 

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