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ISSA/INTERCLEAN Norte América 2017

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Fórmula para aprovechar al máximo ISSA/INTERCLEAN 2017

Por Dianna Steinbach | junio 29, 2017 << Vuelva a los artículos
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Escuche el consejo de sus compañeros que han asistido año con año o de forma regular a ISSA/INTERCLEAN® Norte América cuando dicen: Es más grande de lo que uno se imagina por lo que se necesita más tiempo y más personal del que uno prevé para sacar el máximo provecho de este evento.

Es por eso que ISSA ha creado una útil fórmula de planificación para ayudar a sus asistentes a estimar la cantidad de tiempo y personal necesario para llevar al máximo el retorno de inversión este evento.

La formula
Tiempo o personas necesarias para alcanzar sus objetivos dentro del evento = [(Tiempo de participación en el evento) + (Tiempo de reuniones + (Tiempo de movilidad) + (Tiempo de reuniones no planificadas)]/Duración total del evento.

Paso 1: Tiempo de participación en el evento
Hay dos tipos de eventos básicos durante ISSA/INTERCLEAN: seminarios/capacitación y networking. Para calcular el tiempo de participación en eventos que usted requiere, simplemente añada el número de horas que los eventos programados de su interés abarcan (por ejemplo, seminario de una hora, almuerzo de networking de una hora y media y un seminario de 45 minutos = 2,75 horas). Por suerte, si sus objetivos generales son la capacitación y la visita al piso de exhibiciones, el show proporciona tiempos de seminarios y capacitaciones independientes que no interfieren con las horas del piso de exhibición.

Paso 2: Establezca tiempo de reunión
Basado en estudios de la industria, la visita promedio al stand de un expositor es de siete minutos y el asistente promedio a ISSA/INTERCLEAN marca cerca de 33 expositores para visitar durante el show. De estas visitas de estands, algunas requieren platicas más profundas, que pueden durar entre 15-20 minutos, y otras pláticas se convierten en reuniones más detalladas que pueden oscilar entre 30 minutos a una hora.

Para calcular el tiempo total que deberá prever para sus reuniones, deberá sumar el número de expositores que planea visitar rápidamente (siete minutos por cada uno), aquellos a quienes realizará preguntas más específicas (que requieren 20 minutos de su tiempo), y luego agregar cualquier reunión programada en horas específicas. Por ejemplo, digamos que hay 25 expositores que desea visitar rápidamente; cinco que desea visitar durante 20 minutos y que tiene programadas tres reuniones de 30 minutos. Esto significa que necesitará seis horas para ver estos 33 expositores (tome en cuenta que el evento cuenta con más de 700 expositores).

Paso 3: Tiempo de movilidad
Justo cuando está comenzando a pensar que tal vez podría visitar todas las empresas que necesitaba en un día de exhibición, es necesario recordar incluir el tiempo de movilidad necesario para recorrer el piso de exhibiciones. Este es el tiempo entre reuniones, que le toma: recoger su gafete en el registro, moverse de un estand a otro, pedir direcciones, ir al baño, y tomarse un descanso para comer algo. El tiempo promedio que desplazo entre los expositores o un destino específico en una sala de exposiciones de 280.000 pies cuadrados es de unos cinco minutos. Por lo tanto, si planea visitar 33 expositores a cinco minutos de distancia de cada uno, más 1 hora de comida, más registro/ baño/ solicitar direcciones (que estimaremos de manera conservadora le tomará 1 hora), de repente usted deberá considerar añadir otras 5.75 horas a su tiempo total del evento.

Paso 4: Reuniones no programadas
Pero todavía no hemos terminado aún nos hace falta considerar el tiempo que toman las paradas de última hora o no agendadas, que incluyen visitar un stand inesperado pero irresistible, encontrarse a un amigo, cliente o proveedor; o ir caminando por el piso de exhibiciones y encontrarse con una demostración en piso o un seminario que atraiga su atención. Estas son por lo general las oportunidades perdidas que por esta ocasión usted debería perder.

Si su día está tan lleno que usted no puede ver algo de su interés, es una gran oportunidad desperdiciada. Lo mismo ocurre con la empresa con la que planeaba hablar, pero no lo hizo, porque algún conocido se cruzó en su camino y comió un poco de su tiempo. Para calcular el tiempo total de paradas inesperadas, considere que por ejemplo: realiza 8 paradas no planificadas de 7 minutos y luego se encuentra con cinco conocidos (nuevamente durante 7 minutos), eso añadiría 1,5 horas más a su agenda .

Y si usted prefiere caminar alrededor antes de ir directo hacia un estand más específico, también tendrá que tomar en cuenta el factor tiempo que se necesita para hacerlo. Considere que un adulto promedio camina a un ritmo de unos 5 pies por segundo cuando se mueven en una línea recta y sin obstrucciones. Incluso a ese ritmo acelerado en el ocupado piso de exhibiciones de ISSA / INTERCLEAN, una persona necesitaría más de 1,5 horas para caminar cada pasillo dentro de los 290,000 pies cuadrados netos de los expositores y esto sin considerar pausas.

Paso 5: Tiempo total del evento disponible
Una vez que te das cuenta de la rapidez con que se suma el tiempo en ISSA/INTERCLEAN, te das cuenta de por qué el último día es necesario terminar tus reuniones. Es por eso que antes de asistir usted requiere determinar cuánto tiempo le tomará lograr sus objetivos y considerar la posibilidad de que alguien lo acompañe y así obtener el máximo provecho de la semana.

El total del ejemplo anterior es de 2,75 horas para eventos (Paso 1), 6 horas para reuniones (Paso 2), 5,75 horas de tiempo de movilidad (Paso 3) y 1,5 horas para reuniones no planeadas (Paso 4) lo cual nos da un total de 16 horas.
ISSA / INTERCLEAN ofrece 19,5 horas totales (7,5 en el primer día, 7,5 en el segundo y 4,5 en el último día). Por lo tanto, la mayoría de los asistentes que van más a cuestiones de capacitación y reuniones ya sea planeadas o no, no cuenta con el tiempo necesario para visitar el piso de exhibiciones.

En el ejemplo anterior, un asistente promedio necesitaría 13.25 horas sólo para visitar el 5 por ciento de los más de 700 expositores en ISSA/INTERCLEAN, lo que requeriría que el asistente comenzara su día tan pronto como las puertas abrieran el primer y segundo día y no salir de la sala hasta el cierre. 

ISSA / INTERCLEAN Norte América es una oportunidad de solo una vez al año para aprender, conocer nuevos productos y reunirse con clientes y proveedores. ¡Planee su tiempo para aprovecharla al máximo!


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Diana Steinbach es directora de ISSA para Europa, Oriente Medio, África y Oceanía.Puede ser contactada a dianna@issa.com.

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